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公司需要輪調制度的六大原因         
公司需要輪調制度的六大原因

  根據MBA智庫的定義,輪崗又稱職務輪換(Job Rotation),是指企業有計劃的按照大體確定的期限,讓員工或管理人員輪換擔任若干種不同工作的做法,從而達到考察員工的適應性和開發員工多種能力的目的。輪調對活化公司人事結構具有很高的重要性。大部分的公司管理者也都了解它的重要性,但是并未將此一重要之人事管理策略,放在較高之優先次序,或未能制度性的執行此一政策。

  2009年恰好碰上全球經濟不景氣,許多公司都利用此一契機,進行公司改革,我也刻意強力主導幾項公司人事輪調案,首先由HR全面盤點公司人事狀態,并要求各事業單位主管提出可輪調之人員,由人事部門一一評估,進行職位輪調,以活化公司之人事組織。我們執行輪調作業有幾項原則:

  一、部門因為外在環境改變或業務緊縮,人員有超編現象,應將剩余人員由冷點調動到熱點,以最大程度發揮人力資源,避免人力的閑置。

  二、部分員工在同一崗位上已經好幾年,對于每天之工作行禮如儀,缺乏熱情與創新者,應給予調動,讓他們有機會在新的工作領域學習。

  三、公司有些新設部門,是屬于新的業務領域或業務模式,不容易由外頭引進人才,優先由公司現有表現優秀之人才調動,除了解決新事業單位之缺人問題外,提供人才新的挑戰與歷練機會,是最具建設性之輪調安排。

  四、具有發展潛力之年輕人才,應給予特別之輪調,讓他有機會歷練各項重要職位,發展不同崗位之技能,以儲備公司未來之管理職位需求。

  以下我對輪調制度之執行提出探討與心得分享。

  首先,公司為何需要有輪調之制度?

  一、公司因業務穩定,組織容易出現老化現象

  一個員工在同一職位工作超過三年,對各項工作流程都已經駕輕就熟,需要挑戰和新鮮感才能保持活力,否則長期在一個職位上任職,可能缺乏對工作的熱情,難以為工作注入創新的元素,每天的工作只是為了填滿八個小時的工作時間,長久下來甚至會對工作產生倦怠感,進而萌生去意,這會增加公司之人事成本。根據不同的職務,一般工作的學習曲線由一年到五年不等,知識性的工作則至少需要2~3年的學習曲線,當學習曲線趨于水平時候,同一工作很難再提供學習成長的機會,適時的調整工作職位,讓員工重新爬另一個學習曲線,這樣可以最大程度確保員工對工作之熱情。

  二、公司投入新市場新事業,需要征調優秀人才

  公司為了發展要不斷的擴張業務領域,比如開展新業務項目或新興區域,可是往往因為無法迅速找到適當人才,而耽誤了商機,由公司現有組織征調優秀人才,是最快的方法。研華在設立海外分公司時候,都是由現有組織內選派具有創業精神的優秀人才擔任,可是這種外派的工作,優秀人才往往不愿意前往,因為這些工作需要拋家棄子,遠離家鄉,到一個陌生的國度,語言溝通與文化適應都是莫大的挑戰。因此公司須要有一套制度來保障這些愿意為公司新事業犧牲冒險的員工,平時公司就需要培養儲備足夠的人才,才能應付公司發展之需要。

  三、解決人事瓶頸之困境

  有時一個表現優秀的年輕人才,在一位資深的主管部門工作太久,會逐漸有被卡住的感覺,這時候更高一層的主管或HR若不及早發現這種現象,主動調整組織,年輕的優秀人才可能會沒有耐心而求去。處理這樣的情形有兩種方式,一是將這位優秀年輕人才調動到另一位能力強的主管之下,給予新的任務,讓他有新的學習對象,二是如果這位年輕的人才具有更上一層樓之潛力,可以將大部門拆分成兩個部門,讓年輕的人才可以帶一個小團隊,獨立于資深的主管團隊之外,讓人事管道暢通。這樣安排不但可以讓組織扁平化,還可以不斷挖掘新的管理人才,避免因為組織老化,年輕人之晉升管道受阻。

  四、培養各個關鍵崗位的儲備人選

  公司發展過程中,每每因為某些關鍵職位異動,而對公司造成損失甚至危機,這是因為平時沒有為關鍵職位儲備“備位”人選。外資企業平時就重視職位輪調,一有重要人事異動,幾乎都可以在幾周之內由內部或其他海外分公司,調動適當人選填補,完成一系列之人事調整,不會出現人事斷層或危機,每一次之組織調整反而是公司進步上臺階的機會。

  有時候策略性的輪調就是為各個關鍵性職位準備“備位人選”,這樣的備位人選可以是在同一個部門之副主管,也可以是其他不同職能部門之主管,也可能是高階主管之幕僚,如總經理特別助理或特別顧問。有時候由外部延攬進公司之人才,可能一時無適當之職位可以安置,或是怕立即安置進組織造成排斥現象,這時候先安置為幕僚性質職位,做為過度與養成也是我時常會采用的方式,由其是高階主管職位。

  “ Trainee” 制度也是很好的引進新人儲備人才方法,由其是剛從高校畢業之年輕人,職業性格上未定型,很難一時決定放在那個崗位,這時候可以“Trainee”方式任用,先不隸屬于任何部門,可以先設置于HR部門,并由HR設計一系列之訓練課程,包含一般通識課程與專業課程,安排到各個主要部門實習,結束整個“Trainee”課程之后再根據每位學員之表現與興趣,安排到各相關單位任職,這樣不但可以落實新人之訓練,還可以提高新人之適用率。

  五、減少人才因職業倦怠增加流動人事成本

  職業倦怠是造成人員流動的原因之一,而人員流動對于公司來說,增加了刊登招聘廣告/ 獵頭服務費用以及新員工培訓等費用,同時也因為這個職位的不連續性而造成損失。輪調制度可以有效避免這種情況的發生,并且對人力資源進行有效地優化配置

  六、避免形成山頭文化

  一個員工長期在一個崗位上工作,可能會對資源造成壟斷,或形成獨特之部門管理文化,與其他部門形成隔閡,由其是主管類的職務,而一旦這個員工離職,就可能會對公司造成較大的損失。

  有些公司對于分公司之主管都有任期制之規定,并有定期之稽核制度,就是要防止產生個別主管,抗拒總部之情況發生,制度性的定期輪調,可以有效避免“諸侯各自為政”的局面。

  保持每年10%的流動率,并引進外界新的人才,可以刺激組織的活力,對公司而言是健康的,高于10%則組織不穩定,無法形成有效率之運作,低于10%則組織太過于穩定,也不利公司之發展。作為公司之人事主管和高階主管應該時時關注公司人事之老化現象,主動調整人事結構。

  一般人都不喜歡變化,因為變化會產生不安全感,員工一般也會排斥甚至抗拒工作輪調,究其原因,有如下幾項:

  一、害怕新的職務不能勝任。

  公司應該有輪調管理制度,并公告員工知悉,明確告訴員工輪調制度之正面意義,并對于成功之輪調個案,對員工廣為宣傳,形成輪調之企業文化。應該賦予主管對于輪調之員工之管理責任,HR部門也應主動追蹤輪調之同仁在新職位上之勢應情況,適時的給予協助,讓輪調員工有足夠的信心在新的職位上任職。

  二、不愿意冒險,不愿意承擔責任。

  另外有些員工根本上排斥輪調,是他們不想接受挑戰,只想安逸的做目前很熟悉的工作,他們也不想再學習新的事物,更不愿意承擔更多的責任,針對這類的員工,也不必要勉強他輪調,只要他們能夠每天將指定的工作做好,對公司還是有貢獻的。越是底層的工作,這種現象越多。

  三、心里面有其他想法

  有些員工在公司提出輪調要求時候,先會找一些理由拒絕,之后可能會提出離職要求,因為其實他早就有些想法,準備離開公司,當你提出輪調構想時候,他自己會衡量并加速他的決定。透過輪調還可以考驗員工對公司之忠誠度。

  總言之,輪調制度對于人才之養成、公司之發展都是有幫助的,上有關于輪調之各項觀點,供大家參考!

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