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發揮非正式組織的作用         
發揮非正式組織的作用

對非正式組織進行定期評估以調整管理行為,是優秀管理者必做常做的功課。

一個人總是處于這樣或那樣的群體中。這個固定的群體其實就是一種組織,一種正式的或非正式的組織。一個群體中,伴隨著正式組織的存在,往往同時會有各種各樣非正式組織的存在。“非正式組織”也稱為組織中的小團體,是個人、社會關系的網絡,并非由正式組織建立和要求,而是在人際交往中自發而生。

非正式組織的團體特點

較強的內生凝聚力。非正式組織的凝聚力往往超過正式組織的凝聚力。在非正式組織里,共同的情感是維系群體的紐帶,人們彼此的情感較密切,互相依賴,互相信任,有時甚至出現不講原則的現象。這種凝聚力是內生的和自然的。

群體的心理相容性。由于有自愿的結合基礎,非正式組織成員對某些問題的看法基本是一致的,因而情緒共振,感情融洽,行為協調,行動一致,歸屬感強。非正式組織在滿足成員的心理和情感需要上,比正式組織更具有優越性,有時甚至比正式組織更具凝聚力。

通過口啤傳遞,信息溝通順暢。非正式組織成員之間感情密切、交往頻繁、知無不言,信息傳播迅速,成員對信息反應往往具有很大的相似性。非正式組織形式靈活,穩定性弱,但覆蓋面廣,可以這么說幾乎所有正式組織成員都會介入某個或某幾個非正式組織之中。

自然形成“領軍”人物,具有廣泛民意基礎。每個群體中總會有這樣或那樣的“突出人物”,他們似乎擁有一種與生俱來的影響力和感召力,因此在他們身邊總會簇擁著一幫人,形成一個個非正式的小團伙或者說“小圈子”。他們在這個小圈子中屬于“進化”得較快的人。非正式組織內“領導”的形成,是在發展過程中自然涌現出來的,成員的擁戴程度比正式組織高,號召力強。

小團體的松散性。現實企業中的非正式組織大都是松散性的,在正常的狀態下,對企業的管理并不會顯示出很大的影響,往往容易被忽視。當企業出現變化和轉折的時候,這類非正式組織的力量突然壯大,利益的驅動和立場的相似使這種松散的非正式組織迅速緊密化,如果管理者不能迅速察覺到這類非正式組織的緊密化現象并采取相對應的措施,必將導致管理變革的危機,甚至讓企業為此付出巨大的代價。

應對的策略

對非正式組織的情況進行經常性的了解和階段性的評估。為發揮非正式組織的正面作用,經理人員首先應多接觸群眾,了解各種非正式組織的存在情況。非正式組織是在企業中普遍存在的,一旦形成,只能去接受它的存在,不大可能拆散這個小團體,強硬的改變只能適得其反。當然,這種接納不是無原則的附和,也不僅是對“非正式”群體存在的客觀現實的接納,還應是對“非正式”群體成員對組織管理者和管理過程不滿和抱怨的容忍和接納。“非正式組織”是組織成員敞開胸懷、抒發意志與情感的場所,因此傾聽人們在這種場所發出的心聲,對“非正式組織”管理的改善具有非同尋常的意義。

一般來說小團體的形成主要有以下幾種因素:

共同的興趣、相似的背景,如同校畢業、住附近、下班后常有機會一起返家、牌桌上的朋友等等。

出于工作的需要,相互幫協。

工作量不足,以至于員工靠著成群結黨打發上班時間;或者公司紀律松弛,員工自由度高,容易明目張膽三五成群閑聊培養感情。

公司制度與管理的不公平、有爭議,也易使權益受損的員工因為認知相同,而互相支持。

如果是前兩種原因,管理者大可不必大張旗鼓的反對,并給予充分的理解。如果是后兩種原因,管理者應該首先檢討自己工作的不足,通過制度的完善、管理的加強,使這個小團體因為沒有滋生的土壤而自然消亡。切記,即使是由于后兩種原因,管理者也不應強制拆散這個小團體。

充分發揮非正式組織的積極正面作用。為此,管理者要盡可能將非正式組織的利益與正式組織的利益有機結合在一起。在實際工作中,二者的利益在很多時候是一致的。比如一個項目的完成,公司關心的是會給自己帶來利潤;而非正式組織的成員會想帶來獎金收入、成就感的滿足。將二者的利益有機地結合在一起,既是一種手段也是一門藝術。主管不一定要打入小團體,但是不妨偶爾參加小團體的活動,與其中的重要成員維系良好的關系,從而影響這些小團體,將小團體轉化成組織里正面的一股力量,協助組織目標的達成。在工作上,管理者仍須維持自己的權威與管理立場,但在員工福利等方面,不妨放手委任小團體的成員來分擔工作。因為小團體通常熱心公益,愿意表現,主管應該給予他們在人際、員工福利上的一方舞臺,運用他們的特質,為實現組織目標服務。

同時應在組織工作中有計劃、有意識地促進具有積極意義的非正式組織的形成和發展、充分發揮其與正式組識相得益彰的互補功能,使其成為正式組織的“賢內助”和“有益補充”。甚至可在條件成熟和條件許可的情況下,將其中一些轉化為正式組織,使其成為正式組織的有機組成部分。再者就是要警惕一些對群體生活有害的非正式組織的形成,比如從事賭博性娛樂或封建迷信活動的非正式組織,對此一定要及早防范,及時將其朝正面方向加以引導,以免其腐蝕正式組織的團體,甚至對企業工作造成不可預計的損失和危害。

防止非正式組織緊密化造成的威脅。一般來說,松散的非正式組織對于企業部門的發展是有利的,能提升人性化管理,改善員工間關系,創造輕松融洽的工作氛圍,激發員工的創造性。而當非正式組織逐漸演變成緊密型結構時,其對企業和部門發展的危害將造成員工內部及員工和管理者之間的工作關系緊張,出現員工安于現狀、消極怠工的現象,企業工作效率不斷下降,從而無法實現管理目標。

非正式組織是否緊密化可以通過以下幾個方面來分析:非正式組織中是否有核心成員,在空余時間是否經常有人聚集在某一成員周圍相互交流。在非工作活動中,一些員工是否具有一定的決定權。企業或部門內一些成員的非正式“地位”功能是否超過

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